Digitalização e informatização de serviços abrem as portas da sustentabilidade no Porto de Santos

Por décadas, a imagem clássica de qualquer escritório remetida a uma ou mais mesas cheias de papéis. Fizesse chuva ou sol, eles estavam ali. Porém, com o aumento da informatização e digitalização, essa cena passou por uma transformação ao longo do tempo. Em prol da sustentabilidade, o tema ganhou ainda ênfase no Brasil em 2010, com a Política Nacional de Resíduos Sólidos e a adaptação das organizações públicas e privadas à legislação. E o setor portuário não ficou de fora desse processo.

Na Autoridade Portuária de Santos (APS), a digitalização de 100% dos serviços públicos, desde o pedido até o faturamento, é uma diretriz de seu Plano Estratégico. Há também o investimento na conscientização ambiental. Do histórico recente de iniciativas da APS, a gestora do Porto de Santos passou a adotar ainda em 2014 o sistema informatizado como recurso para demandas de faturamento.

Quatro anos depois, em 2018, a APS passou a utilizar o Sistema Docas Digital, desenvolvido para tramitação de documentos de forma virtual. Em decorrência da pandemia em 2020, os meios de protocolo de documentos externos passaram a ser inteiramente virtuais, via Portal do Cliente.

A APS informa que, hoje, atua internamente com número reduzido de equipamentos e “ilhas de impressão”, com controle nominal informatizado de impressos. Essas medidas permitiram uma significativa diminuição da necessidade de papel, com redução de 75% no consumo. Em consequência, torna-se possível uma redução de resíduos sólidos. Quando gerados, eles são reaproveitados ou destinados adequadamente.

Iniciativas

As empresas também fazem sua parte. Na Brasil Terminal Portuário (BTP), a maioria dos processos diretamente relacionados à operação do terminal já foi informatizada e há um trabalho para reduzir o uso de papel em todo o terminal de contêineres, por meio da melhoria de processos internos e da conscientização de seus colaboradores. Há cinco anos, a BTP conta com uma área de excelência operacional cujo objetivo é disseminar a cultura de melhoria contínua e a excelência nos processos.

“Seguimos a filosofia Lean, que busca eliminar desperdícios. Para isso, envolvemos todos os colaboradores da empresa, trabalhando em equipe, para contribuir diretamente na melhoria dos diversos processos”, explica o diretor de operações da BTP, Ricardo Trotti.

No programa BTPex Partners, a empresa treinou 35 colaboradores para serem pontos focais de melhoria contínua nos seus departamentos e, assim, identificar oportunidades e implementar projetos de melhoria. Apenas no último ano, 118 iniciativas foram implantadas na BTP, muitas relacionadas com a redução do uso de água e de papel. “Sobre papel, a empresa colocou em prática, em 12 meses, três projetos de colaboradores que, juntos, contribuirão para que 152 mil papéis deixem de ser utilizados por ano”.

Um deles foi sugestão do técnico de elétrica e automação Rafael Henrique Varella dos Santos, que trabalha na BTP há oito anos. Ele identificou a possibilidade de substituição de ordens de serviços impressas por versões digitais, acessíveis por QR Code. A ideia foi aprovada e implantada em quatro meses. Cerca de 140 mil papéis por ano serão economizados no terminal. “A preocupação com o que iremos deixar para as próximas gerações nos motiva a pensarmos em soluções sustentáveis”, afirma.

Quinteto

No Grupo Cesari, empresa de movimentação e logística, foram incorporados o Programa 5S e tecnologias voltadas à digitalização e à gestão documental, criando um fluxo operacional sem o uso do papel.

O Programa 5S é utilizado desde 2018. O método foi criado no Japão em maio de 1950, pelo professor Kaoro Ishikawa, na busca do combate ao desperdício, ajudando no restabelecimento do país, então destroçado pela Segunda Guerra Mundial e sem recursos naturais. Os 5S representam as palavras japonesas seiri (organização), seiton (arrumação), seiso (limpeza), seiketsu (padronização) e shitsuke (disciplina).

“Uma das premissas é a redução do papel e outros desperdícios, mantendo um ambiente limpo, organizado e harmonioso para os colaboradores e com o meio ambiente”, afirma a supervisora de Processos Ambientais e ESG do Grupo Cesari, Moana Duarte Sutilo.

Como tecnologias para otimização envolvendo documentos, a empresa adotou a gestão eletrônica de documentos e sistema de assinaturas digitais. Atualmente, a maior parte das documentações que tramitam e dependem de aprovações e assinaturas da diretoria executiva e alta gestão está inserida no software Projuris, automatizando processos e reduzindo o uso do papel. “Também temos o Programa Jogue Limpo, que atua na conscientização, evitando uso desnecessário”, completa a supervisora.

Impactos

Diretor executivo do Menos1Lixo, empresa ligada à sustentabilidade, Wagner Andrade lista as soluções tecnológicas, muitas delas gratuitas, que contribuem com a operação, os processos e a produção em diversas atividades. “Isso passa por sistemas de organização de tarefas, de anotações, de fluxo de processos, de troca de informação, de envio de mensagens, de assinatura eletrônica, de registro de atas e de outras documentações relacionadas a encontros coletivos, como reuniões”.

A jornalista e especialista em sustentabilidade Rejane Lima explica que uma gestão com menos papel traz ganhos ambientais. “É algo além da preservação de árvores, visto que o papel utilizado pelas organizações responsáveis atualmente vem de reflorestamento certificado, mas sim dos ganhos com redução de emissões de GEE (gases de efeito estufa) com sua produção e transporte”.