A nova Era da comunicação para empresas - Comunicação Unificada
A comunicação unificada significa integrar todas as formas de comunicação do ambiente empresarial
Segundo o Gartner até 2022, 74% das empresas planejam migrar parte de sua força de trabalho para um modelo permanentemente remoto e ainda que em 2024, o trabalho remoto e seus impactos nas mudanças demográficas da força de trabalho afetarão as reuniões empresariais, de forma que apenas 25% ocorrerão de forma presencial, em contraste aos atuais 60%. Se no pilar da 4ª Revolução Industrial está a necessidade de uma comunicação colaborativa ágil, sem barreiras e que traga escalabilidade e flexibilidade aos processos de negócios – tudo isso ainda reduzindo custos – a Comunicação Unificada é o caminho.
Um gestor realiza uma reunião importante, estando quilômetros de distância da sede oficial. Liga seu notebook para conectar a videoconferência. Horas antes, enviou para os celulares de todos os presentes uma prévia da pauta do dia. Durante a conferência, acontece que um dos funcionários não tem em mãos todos os detalhes que serão tratados e solicita o conteúdo com um colega que o envia rapidamente por mensagem instantânea. Um fornecedor internacional muito prestigiado também participa da reunião por chamada de voz. Por fim, acontece um acordo que rendará frutos muito produtivos para ambos os espectros. Outro gestor que não pôde comparecer à reunião, recebe por e-mail um relatório sobre toda a discussão do dia e fica ciente dos assuntos tratados. No dia seguinte, as informações estão claras para todos.
O que acabamos de narrar é o mundo atual, onde da mesma forma que a linguagem de um gestor não precisa ser regada de um vocabulário requintado, os meios para a comunicação ocorrer, graças à tecnologia, inovaram. A troca rápida e digital de informações, essencial para simplificar o ambiente empresarial, isso é a comunicação unificada.
Comunicação Unificada na Prática
Como o nome já denuncia, a comunicação unificada significa unificar/integrar todas as formas de comunicação do ambiente empresarial em uma plataforma única de gerenciamento e acesso de ferramentas, isso conta com dois grupos de dispositivos: os em tempo real e os não. Em tempo real, falamos de mensagens instantâneas, chamadas de voz e videoconferências. Enquanto, e-mail e secretária eletrônica, são formas não ativas de comunicação. Em um cenário desses dispositivos todos integrados, a comunicação unificada visa que o usuário final possa se comunicar com eficiência e rapidez em qualquer lugar e com qualquer pessoa do mundo.
O mercado tem cada vez mais pessoas que administram seus negócios internacionalmente e também com as tendências Home Office, onde se pode participar de uma reunião importante por vídeo, estando de terno e gravata na parte de cima e um chinelo na de baixo, mostra como a integração de novos meios de comunicação permitiu uma melhora em concluir tarefas internas com maior agilidade e simplicidade.
O conceito de presença
A presença representa a disponibilidade e disposição de uma pessoa para se comunicar. Um exemplo simples é a lista de amigos que você tem no Meets, do Google. Quando estão on-line (o que significa que estão disponíveis e dispostos a comunicar), o seu mensageiro instantâneo te dá uma indicação para esse efeito.
A presença também pode ser aprimorada para mostrar onde você está e como (já que estamos falando sobre a integração de muitas ferramentas de comunicação) pode ser contatado.
Por exemplo, se um colega não estiver no escritório dele ou na frente do computador, não há como o seu Meets entrar em contato com ele, a menos que outras tecnologias de comunicação sejam integradas, como chamadas de PC para telefone.
Com comunicações unificadas, você pode saber onde seu colega está e como você pode contatá-lo — mas é claro, se ele quiser compartilhar essas informações.
Alcance de número único
Mesmo que a sua presença possa ser monitorada e compartilhada com a comunicação unificada, entrar em contato com você ainda pode ser impossível se o seu ponto de acesso não estiver disponível ou não for conhecido.
Agora digamos que você tem cinco maneiras de ser contatado (telefone, e-mail, Whatsapp e por aí vai). Você acha que as pessoas gostariam de manter cinco informações diferentes para poder entrar em contato ou uma só?
Com a comunicação unificada, você terá um ponto de acesso único (um número) por meio do qual as pessoas podem contatá-lo, quer estejam usando o mensageiro instantâneo do computador, seu softphone, seu telefone IP, e-mail etc.
O futuro das empresas é móvel
O mercado global de Colaboração e Comunicações Unificadas teve um forte crescimento em 2020, como consequência da demanda das empresas por estruturas de trabalho remoto durante a implementação de políticas de distanciamento social. Mas uma vez implementado o modelo, a previsão para o futuro pós-pandemia é de manutenção ou de cenários híbridos, portanto de adesão ainda maior de ferramentas de comunicação mais eficientes, colaborativas e flexíveis.
A adoção de uma plataforma de Comunicação Unificada baseada em nuvem está alinhada a essa nova perspectiva de mercado, pois permite que equipes geograficamente diversas e distantes trabalhem juntas e colaborem mutuamente em tempo real por meio de voz ou videoconferência.
Quais as principais vantagens de um ambiente de Colaboração e Comunicação Unificada?
Redução de custos
Com soluções sob medida para todos os pontos ao longo da jornada do cliente, permite que as empresas adotem um modelo operacional com base na sua demanda com ponto único de contato e que opcionalmente também seja o fornecedor dos serviços de telefonia já integrado a nuvem.
Segurança
Os sistemas de Comunicação Unificada são muito seguros, garantem proteção contra ataques cibernéticos e minimizam o risco de interrupções.
Produtividade
Promove experiência de usuário em escala global com maior controle, confiabilidade e segurança. Otimiza fluxos de trabalho aumentando o envolvimento dos colaboradores, o que acelera a produtividade de todo o grupo.
Agilidade da TI
Realizando gerenciamento de sistemas de comunicação a partir de uma interface, a equipe de TI poderá direcionar sua força de trabalho para outras atividades mais estratégicas para a empresa.
Crescimento e geração de negócio
Um fluxo de trabalho mais dinâmico auxilia equipes a executar novas ideias para o crescimento do negócio. Com serviços gerenciados de forma mais dinâmica, gerando informações estratégicas com mais rapidez, as empresas podem dedicar mais tempo aos seus resultados.
As soluções de Colaboração e Comunicações Unificadas podem atender desde pequenas empresas a grandes conglomerados, e podem ser o único meio de comunicação ou compor soluções integradas a ambientes legados. Existem hoje muitas opções, cada uma com um perfil mais adequado a determinado cenário.
Segundo Marcio Marchi, especialista em Comunicação Unificada, as plataformas de Comunicação Unificada representam o futuro da comunicação no mundo corporativo, oferecendo soluções que atendem desde simples ligação de voz, chamadas de vídeos, criação de salas de Webmeeting, entre muitas outras facilidades; essa tecnologia veio pra ficar e ajudar empresas a otimizarem tempo e custos com alta performance e qualidade. Os consumidores agradecem!
